حلقات الجودة Quality Circles

يعتبر مفهوم حلقات الجودة من المفاهيم الحديثة والتي أخذت اهتماما كبيراَ من قبل المنظمات خاصة في ظل العولمة وازدياد حدة التنافس بين المنظمات بحيث أصبح التركيز على جودة المنتج أو السلعة وتمتعه بالخصائص والمميزات التي توافق ذوق المستهلك من المفاتيح الرئيسية للنجاح والمنافسة خاصة وأن تمايز أذواق المستهلكين من جهة وتنوع السلعة والخدمات المعروضة والجهات التي تقدمها من جهة أخرى قد شكل تحدياَ للمنظمات لكي تحاول تثبيت أقدامها في وسط هذه الدوامة .



من هنا شكلت حلقات الجودة جزءاَ كبيراَ من الحل بحيث أصبحت أداة فعالة في يد المنظمات لتحسين جودة ما تنتجه ومما هو معروف فإن الجودة هي أداة التنافس حالياَ سواء على صعيد الخدمة أو السلعة المقدمة أو حتى على صعيد العمليات الداخلية في المؤسسة فهذه الأخيرة إن لم تتمتع بجودة في أدائها وتنفيذها ضاع الكثير من الوقت والموارد والتجهيزات سدى .

فما هي حلقات الجودة ؟؟؟

1- هي مجموعة تتألف من 5 – 10 موظفين مدربين والذي يعقدون اجتماعا لمدة ساعة أسبوعيا لغرض تشخيص وحل المشكلات التي تستجد ضمن نطاق العمل.
2- هي فريق يتكون من 6 -12 فرد ويتلقون تدريبا خاصا على طرق فحص وحل المشكلات والأمور المتعلقة بالجودة وبالتالي فهم يجتمعون بشكل دوري لغرض تحسين جودة العمل المنجز ورفع إنتاجيته.
3- هي عبارة عن اجتماع يضم الموظفين ومدراء الخط الأمامي للعمل يناقشون فيه كيفية تحسين طرق القيام بالعمل وعادة ما يكون أفراد المجموعة من نفس منطقة العمل أو يقومون بمهام متشابهه إثناء عملهم اليومي .
4- هي مجموعة تتألف من 3-12 موظف والذين يتشابهون في أنهم يقومون بمهام مشتركة ويعملون في مكان واحد ، يجمع هؤلاء بشكل دوري عادة ساعة أسبوعيا ضمن وقت العمل الرسمي ويتضمن الاجتماع تطبيق بعض الأساليب والطرق الإحصائية والتي يكون الموظف قد تم تدريبه عليه لغرض حل المشاكل التي تؤثر على منطقة العمل وبالتالي فهم يعرضون الحل على الإدارة من أجل الحصول على الموافقة لتطبيق الحل المقترح .


والآن ما هو هيكل حلقات الجودة وكيف تعمل ؟؟؟

في أعلى هيكل الحلقة توجد لجنة التوجيه والتي تضم أعضاء من الإدارة العليا والذين يرسمون السياسات العامة وخطوط العمل العريضة ، ثم يأتي مدراء حلقة الجودة والذين تتخصص مهامهم في :
- تصميم وتنظيم برنامج عمل الحلقة.
- ترويج الفكرة للجمهور الداخلي في المؤسسة وإقناعهم بجدواها .
- بحث إمكانية توسيع برنامج العمل بالحلقة .
ثم يأتي دور مسهلي عمل حلقة الجودة والذين يكونوا أعضاء في دائرة التدريب ويقوموا ب :
- توفير موارد العمل ووضع خبراتهم في أساليب وتقنيات العمل بتصرف أعضاء الحلقة .
- متابعة المشاريع التي تضم أكثر من حلقة جودة .
- مساعدة حلقات الجودة في عرض ما توصلوا إليه أمام الإدارة .
ثم يأتي قياديي الحلقة حيث يجب أن تتوفر في كل حلقة عنصر قيادي إشرافي يقوم ب :
- تسهيل اللقاءات بين أعضاء الحلقة .
- توفير العون والمساعدة في الوصول إلى المعلومات التي يريدونها .
- إحسان الاستماع إلى الأفكار والمقترحات التي يبديها أعضاء الحلقة .
- التأكد من سير الاجتماع على الخط الصحيح .
- رفع المقترحات للمستوى الأعلى إلى المسهلين .
- أخذ مواعيد عرض ما توصل إليه أعضاء الحلقة أمام الإدارة .
ثم يأتي أهم عناصر حلقة الجودة وهي الأعضاء ، فلا تسير الحلقة بدون أعضاء متفاعلين مع بعضهم يحملون المسؤوليات التالية :
- حضور الاجتماعات الدورية .
- تقديم مقترحات العمل والأفكار .
- تقديم العون في النقاشات للتوصل إلى نتائج .

وهناك مهارات من الواجب تنميتها في الأفراد لتمكنهم من القيام بأعمالهم داخل الحلقة بصورة جيدة وحتى يتم التوصل إلى نتائج ملموسة بخصوص تحليل وحل المشكلات ومن هذه المهارات :

1- العصف الذهني .
2- وسائل جمع المعلومات مثل قوائم المراجعة .
3- تحليل باريتو وهو أسلوب تقني يهدف إلى تدريب الموظفين وتعليمهم على تطوير مهارات تحديد القضايا الهامة الواجب التعاطي معها لتحقيق أعلى عائد من حلقاتهم ، وبهذا الأسلوب يصبحوا قادرين على تحديد القلة الهامة بدلاَ من الكثرة التافهة.
4- مهارات تحديد العلاقة السببية بين المتغيرات .
5- أساليب عرض المعلومات مثل الرسومات والأشكال وتمثيلها بيانياّ .

والآن أتطرق إلى خطوات عمل الحلقة منذ بروز المشكلة وحتى الوصول إلى حلها وذلك على النحو التالي :

أ – التعريف بالمشكلة ؟ ما هو الموقف ؟ ويتطلب ذلك :
- العصف الذهني لتحديد المشاكل المحتملة .
- توضيح قائمة المشاكل وتحديدها .
- استخدام مبدأ باريتو .
-الفلترة في محاولة للتركيز على مشروع واحد أو المشكلة الأهم .

ب – المعلومات :
- توليد البدائل والحلول المختلفة .
-تطبيق مبدأ باريتو على الحلول المتولدة .
-تشخيص وتحليل الحلول بدقة .
-الاختيار للحل الأمثل .

د – التخطيط للتوقعات المستقبلية لآثار الحل .
هـ - تطبيق المراجعة والمراقبة والتصحيح إن لزم ذلك ثم اتخاذ القرار .
و- عرض مخرجات العمل بالرسومات والجداول والأرقام لغايات الوصف .
ز – عرضه في شكل محاضرة وعقدها أمام الإدارة .

فوائد حلقات الجودة :

1- خلق حس الجودة في كل عمل يقوم به الموظف .
2- تحفيز أعضاء الحلقة لمواجهة تحديات ومشكلات العمل .
3- توفير مهارات جديدة للأفراد لم تكن موجودة من قبل وتتسم بالطابع التحليلي العلمي .
4- التحسن على المستوى التخطيطي في المنظمة عبر تأسيس أهداف واضحة المعالم ودقيقة .
5- الاستفادة القصوى من مهارات الأفراد العقلية وقدراتهم مما ينعكس على أداء الحلقة .
6- الوصول إلى قرارات مثلى لأنه يتم اتخاذها بشكل علمي .
7- تعمل الحلقة على زيادة رضا الموظفين عن أعمالهم لأنهم يقوموا بها بشكل مختلف كل مرة .

عيوب حلقات الجودة :

1- تتطلب الحلقات وقت طويل من تدريب الأفراد عند عدم تحقق النتائج بسرعة .
2- الاستثمار المكلف في الحلقات على صعيد الوقت والكلفة .
3- إمكانية حدوث الملل لدى بعض الأفراد عند عدم تحقق النتائج بسرعة .
4- إشاعة جو الثقة وتعزيزها بين الأفراد يستلزم جهودا ووقتا كبيرين .
5- متى بدأ استخدام الحلقة يجب أن يستمر لأنها عملية متواصلة وليست مؤقتة وقد تكون مرهقة للإدارة .

اندماج الأعمال Business Combination

شهد العالم خلال العقد الأخير من الزمن تزايدا ملحوظا لظاهرة اندماج الأعمال ونشوء المجموعات ومن المرجح أن يزداد هذا المعدل في المستقبل وذلك نتيجة لظاهرة العولمة والأزمة المالية الحالية ، وفي بلدان العالم الثالث والتي تتصف شركاتها بصغر حجمها وقلة مواردها المادية فإن اللجوء إلى اندماج الأعمال وتكوين الوحدات قد يكون أحد الوسائل المتاحة لشركات هذه البلدان من أجل البقاء والمنافسة في سوق الأعمال .



ويمكن تعريف الاندماج بأنه عملية جمع شركات منفصلة في وحدة اقتصادية واحده كنتيجة لقيام إحدى الشركات بالتوحيد أو السيطرة على صافي أصول وعمليات الشركة الأخرى .
نستنتج من هذا التعريف الأتي :

1- أن هناك أنواعاَ مختلفة من اندماج الأعمال .
2- نتيجة عملية الاندماج بقاء أو عدم بقاء الشركة المندمجة تمارس أعمالها كوحدة قانونية مستقلة .
3 –ما يتم الحصول عليه نتيجة عملية الاندماج هو إما الحصول على صافي أصول الشركات الأخرى أو الحصول على الأسهم العادية للشركة الأخرى .

تحدث عملية الاندماج عندما ترتبط شركتان أو أكثر تحت مظلة واحدة من السيطرة وبالتالي تلعب السيطرة دورا أساسيا في عملية الاندماج وليست الملكية طالما أن الملكية وإن كانت كاملة قد لا تكفي لتوحيد القوائم المالية للشركات ، على سبيل المثال عندما تكون المنشأة التابعة في بلد يفرض قيود مشددة على تحويلات الأموال أو عرضه لعدم الاستقرار الاقتصادي والسياسي ، فالسيطرة تعني إمكانية فرض سياسة مالية وتشغيلية معينة تحد من قدرة الشركة المسيطر عليها ( التابعة ) من اتخاذ قراراتها بشكل كامل أو أن تكون الشركة المسيطر عليها بحاجة الى الحصول على موافقة الشركة الأم ( المسيطرة ) من أجل اتخاذ قرارات معينة .

أنواع الاندماج

1- الدمج القانوني Statutory Merger

وهو عبارة عن اندماج أعمال ينتج عنه بقاء إحدى الشركتين المندمجتين وتفقد الشركة الأخرى شخصيتها المستقلة وفي هذا النوع تنتقل أصول والتزامات الشركة المشتراه الى الشركة المشترية وتستمر عمليات الشركتين السابقتين في شركة واحدة بعد الدمج ويمكن أن يأخذ هذا النوع من الدمج الشكل الأتي :

الشركة أ + الشركة ب = الشركة أ

وهذا يعني أن الشركة أ قد امتلكت الشركة ب وتوقفت الشركة ب عن ممارسة أعمالها وأقفلت دفاترها وسجلاتها وانتقلت الأصول والالتزامات الى الشركة أ والتي بقت تمارس أعمالها ولم يبقى سوى دفاتر وسجلات الشركة أ بعد الدمج .

2- الاتحاد القانوني Statutory Consolidation

وهو عبارة عن دمج شركتين مستقلتين وتنحل الشركتين المندمجتين وتتحول الأصول والمطلوبات لكلا الشركتين إلى شركة واحدة أخرى تحمل اسما يختلف عن الشركتين السابقتين وتستمر العمليات للشركتين السابقتين من قبل شركة قانونية واحدة جديدة ولا يبقى أي من الشركتين بعد عملية الدمج ويمكن إظهار عملية الإتحاد القانوني كالأتي :

الشركة أ + الشركة ب = الشركة ج

3- السيطرة Control

وهو عبارة عن اندماج أعمال تقوم به أحدى الشركات ( الشركة الممتلكة ) بالتحكم بصافي أصل وعمليات شركة أخرى ( الشركة المدموجة ) مقابل تحويل أصول أو تكبد التزامات أو إصدار أسهم وبالتالي يمكن تمثيل السيطرة بالشكل الأتي :

الشركة أ +الشركة ب = القوائم المالية الموحدة للشركتين أ + ب

بمعنى أن ناتج عملية الحصول على السيطرة بقاء الشركتين المندمجتين يمارسان أعمالهما ونشاطهما ويحتفظان بشخصيتهما القانونية ويكون لدى كل واحدة من الشركات سجلات ودفاتر محاسبية وتقوم بإعداد قوائم وكشوف مالية مستقلة إلا أن تلك القوائم والكشوف توحد لإظهار نتائج أعمال الوحدة الاقتصادية الناتجة من عملية السيطرة .

أوراق المراجعة Audit Working Papers

يقصد من عملية المراجعة الحصول على قدر كاف من المعلومات التي تمكن المراجع من إبداء رأيه في دقة وسلامة البيانات المحاسبية التي يقوم بفحصها وعند جمع المراجع للأدلة المؤيدة لرأيه فإنه يجب أن يكون لديه الوسيلة لدراسة هذه الأدلة فيما بعد والرجوع إليها عند الحاجة .

إن أوراق المراجعة هي الوسيلة التي يستعملها المراجع لتجميع الأدلة التي يحتاج إليها لتأييد رأيه في القوائم المالية ، وتشمل هذه الأوراق ميزان المراجعة ، قيود التسويات ، تحليل الحسابات بالأستاذ العام ، الكشوف
التفصيلية عن بعض بنود القوائم المالية مثل الكشوفات التفصيلية الخاصة ببنود الأصول الثابتة والاستثمارات والمدينين وأوراق القبض ، ونسخة من عقد الشركة وغيره من البيانات التي يحصل عليها المراجع خلال قيامه بعملية المراجعة .

من الملاحظ أن موقف المراجع يختلف اختلافا كبيرا عن موظفي إدارة الحسابات بالمنشأة فهؤلاء يقومون بتحضير سجلاتهم من واقع المستندات مثل الفواتير والإيصالات والشيكات والعقود ...إلخ وتحتفظ إدارة الحسابات بالمستندات لتأييد القيود الواردة بالدفاتر عن هذه العمليات ، أما المراجع فليس لديه أي مستندات أو دفاتر يوميات أو حسابات أستاذ لتأييد النتائج التي وصل إليها فالمراجع يترك المستندات التي قام بفحصها للمنشأة بعد استكمال عملية الفحص ولذلك فإن السجل الوحيد بالعمل الذي قام به يجب أن يقوم هو نفسه بإعداده خلال قيامه بالعمل فإذا لم يقم المراجع بإعداد سجل بالعمل الذي قام به فإنه لا تكون لديه أي وسيلة لتأييد هذا العمل ولتأييد رأيه الذي تتوقف عليه سمعته المهنية .

مما سبق يمكن أن نستخلص أن أغراض أوراق المراجعة هي كما يلي :

1- تساعد مباشرة في أداء عملية الفحص .
2- عبارة عن سجل تاريخي بالعمل الذي تم .
3- تحتوي على أساس رأي المراجع في القوائم المالية .
4- تمد المراجع بالمعلومات التي يستعملها في إعداد تقريره .
5- تساعد الشركاء والمشرفين والمساعدين الأول في فحص وتقويم العمل الذي قام به الموظفون الخاضعون لإشرافهم .
6- يلزم الرجوع إليها عند القيام بعملية المراجعة الخاصة بالسنة التالية .
7- قد تظهر مشكلات خاصة بالعميل فيما بعد وحينئذ يمكن الرجوع إليها والحصول منها على معلومات مهمة .
8- تعتبر أوراق المراجعة دليل الإثبات الرئيسي على ما قام به المراجع من عمل إذا حدث في المستقبل إدعاء عليه بالإهمال في أداء واجباته .

ويجب أن تلائم أوراق المراجعة ظروف عملية الفحص واحتياجات المراجع ، كما أن العوامل التي تؤثر على حكم المراجع بشأن كمية ونوع ومحتوى أوراق المراجعة المطلوبة بشأن عملية معينة تشمل :

*طبيعة تقرير المراجع .
*طبيعة القوائم المالية أو الكشوف أو البيانات الأخرى التي يصدر عنها المراجع تقريره .
*طبيعة وحالة سجلات العميل ونظام الرقابة الداخلية الخاص به .
*احتياجات المراجع في الإشراف على عمل مساعديه ودراسة هذا العمل طبقا لظروف كل حالة .

وعلى الرغم من ان كمية أوراق المراجعة ونوعها ومحتوياتها قد تختلف من حالة إلى أخرى طبقا للظروف إلا أنها بصفة عامة تشمل أو تظهر ما يأتي :

1- البيانات الكافية لتوضيح أن القوائم المالية أو البيانات الأخرى التي يعد عنها المراجع تقريره تتفق مع أو تطابق مع سجلات العميل .
2- أن عملية المراجعة قد تم تخطيطها كما في حالة استخدام برامج المراجعة وأن عمل المساعدين قد تمت دراسته والإشراف عليه بما يفيد الالتزام بالتقيد بأحكام المراجعة .
3- أنه قد تمت دراسة نظام الرقابة الداخلية الخاص بالعميل وتقويمه لتحديد مدى الاختبارات التي ستقتصر عليها إجراءات المراجعة بما يفيد التقيد بأحكام المراجعة .
4- إجراءات المراجعة التي اتبعت والاختبارات التي أديت للحصول على أدلة الإثبات .
5- كيفية معالجة الاستثناءات والأمور الأخرى غير العادية التي أظهرتها عملية الفحص والبت فيها .
6- التعليقات المختلفة التي أعدها المراجع والتي توضح النتائج التي توصل إليها بشأن بعض أوجه عملية المراجعة المهمة .