المراجعة الداخلية هي وظيفة مستقلة داخل المشروع تهدف إلى فحص الأمور المالية والمحاسبية والعمليات الأخرى الخاصة بالمشروع بهدف خدمة الإدارة ، فهي نوع من أنواع الرقابة الإدارية وتهدف إلى قياس وتقويم درجة كفاية أنظمة الرقابة الأخرى .
فالغرض الأساسي للمراجع الداخلي هو مساعدة إدارة المشروع في القيام بمسئولياتها عن طريق فحص وتقويم وإبداء الرأي في السياسات والخطط والإجراءات والسجلات وبصفة خاصة فيما يتعلق بالأمور الآتية :
1- كفاية الأنظمة المحاسبية والمالية المعمول بها داخل المنشأة وكفاية الأنظمة الرقابية على عمليات المنشأة .
2- تنفيذ السياسات التي تضعها إدارة المشروع .
3- المحافظة على أصول المشروع من جميع أنواع الخسائر .
4- دقة البيانات المحاسبية التي تحتويها الدفاتر والسجلات .
5- متابعة تنفيذ الداء وتقويمه من حيث الجودة وتحقيق الكفاية الإدارية بصفة عامة .
إن المراجعة الداخلية تعتبر جزءاّ من نظام الرقابة الداخلية ككل فمن الممكن وجود نظام سليم للرقابة الداخلية بدون وجود نظام للمراجعة الداخلية ، فالمراجعة الداخلية توجد عادة في الشركات الكبيرة التي تستطيع تحمل أعباء وتكاليف قسم خاص لهذا الغرض .
إن فحص المراجع الداخلي لا يقتصر على أنظمة الرقابة الداخلية المحاسبية وإنما يمتد أيضاَ إلى أنظمة الرقابة الداخلية الإدارية التي تهدف إلى تحقيق الكفاية الإنتاجية والالتزام بالسياسات الإدارية المرسومة لأن هدفه كما سبق هو خدمة الإدارة ومدها بفيض من التقارير التي تساعدها في إدارة المشروع بطريقة علمية سليمة .
تقويم نظام المراجعة الداخلية
يقوم المراجع الخارجي بتقويم أعمال المراجع الداخلي للأسباب الآتية :
1- تعتبر المراجعة الداخلية جزءاّ مهماّ من نظام الرقابة الداخلية والمراجع الخارجي مسئول عن تقويم نظام الرقابة الداخلية ككل .
2- وجود برنامج كاف للمراجعة الداخلية يساعد المراجع الخارجي على نقليل كمية الإختبارات الكافية التي يقوم بها .
3- هناك مجال كبير للتعاون المشترك بين الطرفين في بعض مراحل عملية الفحص مما قد يؤدي إلى تخفيض في الوقت الذي ينفقه المراجع الخارجي في القيام بعملية المراجعة ، فهناك مجال فسيح للتعاون بين الطرفين في تخطيط وتصميم برنامج المراجعة الخاص بكل منهما ، فإذا اقتنع المراجع الخارجي بأن المراجع الداخلي قد غطى بكفاية جزءاّ من العمل فإنه يستطيع أن يقلل من نطاق الفحص التفصيلي الذي سيقوم به كما أن التشاور بين الطرفين يؤدي إلى حصول المراجع الخارجي على مساعدات مباشرة من المراجع الداخلي عن طريق اشتراك الأخير في بعض مراحل المراجعة .
وفيما يلي أمثلة للطرق المختلفة التي يمكن بواسطتها تنسيق العمل بين المراجع الداخلي والخارجي :
1- يستطيع المراجع الخارجي الاعتماد إلى حد كبير على المراجع الداخلي في معرفة ما إذا كان نظام الرقابة الداخلية ينفذ بطريقة مرضية وفي تقويم دقة البيانات المحاسبية المسجلة بالدفاتر ودرجة الاعتماد عليها .
2- بالاتفاق بين الطرفين قد يشمل برنامج المراجعة الداخلية أجزاء من العمل تؤدي إلى حصول المراجع الخارجي على مساعدات مباشرة من المراجع الداخلي كالاشتراك في خلال المدة المالية في بعض الأمور مثل الجرد الفعلي للنقدية والزيارات إلى الفروع إما بواسطة المراجعين الداخليين منفردين أو بالاشتراك مع مندوبي المراجعين الخارجيين .
3- يستطيع المراجع الداخلي تنظيم برنامجه في نهاية المدة المالية بحيث يؤدي إلى حصول المراجع الخارجي على مساعدات مباشرة منه فيما يتصل ببعض الأمور مثل الحصول على مصادقات من العملاء بأرصدة حساباتهم وتحقيق الأصول مثل المخزون والأصول الثابتة وفي تحضير كشوف ومرفقات بعض بنود الميزانية .
وقبل أن أنحدث عن الوسائل التي يتبعها المراجع الخارجي في تقويمه لنظام المراجعة الداخلية فإنه مما يساعد على تفهم طبيعة المشكلة أن أستعرض أولاَ الشروط التي يجب توافرها لوجود نظام فعال للمراجعة الداخلية .
الشروط اللازمة لوجود نظام فعال للمراجعة الداخلية
وجود نظام فعال للمراجعة الداخلية يعتمد عل عدة أمور نذكرها فيما يلي :
1- يجب ان يكون لدى المراجع الداخلي ومندوبيه المؤهلات والخبرة الكافية للقيام بعملهم .
2- برامج المراجعة الداخلية يجب تخطيطها وتنفيذها بعناية ,
3- تقارير المراجعين الداخليين يجب ان تكون واضحة وحاسمة والانتقادات والملاحظات التي تحتوي عليها هذه التقارير يجب أن يعقبها اتخاذ الإجراءات اللازمة فوراّ من جانب إدارة المشروع لتصحيح الأوضاع التي تم التنويه عنها في التقرير .
4- تقارير المراجعين الداخليين يجب أن ترفع إلى أحد كبار المسئولين بالمنشأة ويجب أن تحظى هذه التقارير عموما بتأييد الإدارة .
فإذا توافرت هذه الشروط فإن المراجع الخارجي يستطيع عندئذ فقط الاعتماد على نظام المراجعة الداخلية في تقليل نطاق الفحص التفصيلي الذي يقوم به ، فلكي يتم اعتماد المراجع الخارجي على عمل المراجع الداخلي فإنه يجب أن يكون لديه ثقة فيه .
لذلك فإن المراجع الخارجي يجب أن يلجأ إلى الإجراءات التالية عند تقويمه لنظام المراجعة الداخلية :
1- يجب أن يقوم المراجع الخارجي أولاَ بتقويم مؤهلات وخبرة رئيس قسم المراجعة الداخلية ومندوبيه ، فالمراجع الداخلي يجب أن يكون مؤهلاَ تأهيلاَ عالياَ في شئون المحاسبة والمراجعة كما يجب أن يتميز بالفهم العميق للمشكلات الإدارية التي تجابه الإدارة في القيام بمسئولياتها ويجب ان يتمتع أيضاَ بشخصية قوية تولد الثقة فيه وتكفل له التأييد من جانب الإدارة العليا والتعاون من المديرين التنفيذيين ومن باقي موظفي المشروع الذين يحتك بهم أثناء قيامه بعمله .
2- يجب أن يقوم المراجع الخارجي بفحص برامج المراجعة الداخلية فحصاَ تفصيلياَ مستفيضاَ للحكم على درجة شمولها وكفايتها وما إذا كانت المراجعة الخاصة بهم توثق بطريقة كافية العمل الذي قاموا به .
3- يجب أن يطلع المراجع الخارجي على أحدث تقارير المراجع الداخلي وبصفة خاصة التقارير التي تخص المدة موضوع الفحص وذلك لسببين :
* يجب أن يهتم المراجع الخارجي بملاحظات المراجع الداخلي لأن هذه الملاحظات قد يكون لها تأثير مباشر على عمله أو على القوائم المالية .
* لأن المراجع الخارجي يجب أن يهتم بالطريقة التي أعد بها التقرير وبالأشخاص الذين ت توزيعه عليهم والإجراءات التي اتخذتها الإدارة بناء على التقرير .
4- معرفة السلطات المخولة للمراجع الداخلي والمستوى الإداري المسئولة أمامه إدارة المراجعة الداخلية في التنظيم الإداري للمشروع ، فإذا كانت إدارة المراجعة الداخلية تتبع مباشرة الإدارة العليا بالمشروع بأن ترفع تقاريرها إلى أحد كبار المسئولين بالمنشأة كلما قوي ذلك من استقلالها بالنسبة لباقي إدارات المشروع .
5- اختبار بعض أعمال المراجعين الداخليين ويتوقف مدى هذه الاختبارات على ظروف الحال ويدخل في ذلك نوع العمليات ودرجة أهميتها ، ويجب على المراجع الخارجي مقارنة نتائج اختباراته بنتائج أعمال المراجعين الداخليين .
وقد أصدر مجمع المحاسبين القانونيين الأمريكي بيان معايير المراجعة وفيما يلي أهم ما ورد في هذا البيان :
فالغرض الأساسي للمراجع الداخلي هو مساعدة إدارة المشروع في القيام بمسئولياتها عن طريق فحص وتقويم وإبداء الرأي في السياسات والخطط والإجراءات والسجلات وبصفة خاصة فيما يتعلق بالأمور الآتية :
1- كفاية الأنظمة المحاسبية والمالية المعمول بها داخل المنشأة وكفاية الأنظمة الرقابية على عمليات المنشأة .
2- تنفيذ السياسات التي تضعها إدارة المشروع .
3- المحافظة على أصول المشروع من جميع أنواع الخسائر .
4- دقة البيانات المحاسبية التي تحتويها الدفاتر والسجلات .
5- متابعة تنفيذ الداء وتقويمه من حيث الجودة وتحقيق الكفاية الإدارية بصفة عامة .
إن المراجعة الداخلية تعتبر جزءاّ من نظام الرقابة الداخلية ككل فمن الممكن وجود نظام سليم للرقابة الداخلية بدون وجود نظام للمراجعة الداخلية ، فالمراجعة الداخلية توجد عادة في الشركات الكبيرة التي تستطيع تحمل أعباء وتكاليف قسم خاص لهذا الغرض .
إن فحص المراجع الداخلي لا يقتصر على أنظمة الرقابة الداخلية المحاسبية وإنما يمتد أيضاَ إلى أنظمة الرقابة الداخلية الإدارية التي تهدف إلى تحقيق الكفاية الإنتاجية والالتزام بالسياسات الإدارية المرسومة لأن هدفه كما سبق هو خدمة الإدارة ومدها بفيض من التقارير التي تساعدها في إدارة المشروع بطريقة علمية سليمة .
تقويم نظام المراجعة الداخلية
يقوم المراجع الخارجي بتقويم أعمال المراجع الداخلي للأسباب الآتية :
1- تعتبر المراجعة الداخلية جزءاّ مهماّ من نظام الرقابة الداخلية والمراجع الخارجي مسئول عن تقويم نظام الرقابة الداخلية ككل .
2- وجود برنامج كاف للمراجعة الداخلية يساعد المراجع الخارجي على نقليل كمية الإختبارات الكافية التي يقوم بها .
3- هناك مجال كبير للتعاون المشترك بين الطرفين في بعض مراحل عملية الفحص مما قد يؤدي إلى تخفيض في الوقت الذي ينفقه المراجع الخارجي في القيام بعملية المراجعة ، فهناك مجال فسيح للتعاون بين الطرفين في تخطيط وتصميم برنامج المراجعة الخاص بكل منهما ، فإذا اقتنع المراجع الخارجي بأن المراجع الداخلي قد غطى بكفاية جزءاّ من العمل فإنه يستطيع أن يقلل من نطاق الفحص التفصيلي الذي سيقوم به كما أن التشاور بين الطرفين يؤدي إلى حصول المراجع الخارجي على مساعدات مباشرة من المراجع الداخلي عن طريق اشتراك الأخير في بعض مراحل المراجعة .
وفيما يلي أمثلة للطرق المختلفة التي يمكن بواسطتها تنسيق العمل بين المراجع الداخلي والخارجي :
1- يستطيع المراجع الخارجي الاعتماد إلى حد كبير على المراجع الداخلي في معرفة ما إذا كان نظام الرقابة الداخلية ينفذ بطريقة مرضية وفي تقويم دقة البيانات المحاسبية المسجلة بالدفاتر ودرجة الاعتماد عليها .
2- بالاتفاق بين الطرفين قد يشمل برنامج المراجعة الداخلية أجزاء من العمل تؤدي إلى حصول المراجع الخارجي على مساعدات مباشرة من المراجع الداخلي كالاشتراك في خلال المدة المالية في بعض الأمور مثل الجرد الفعلي للنقدية والزيارات إلى الفروع إما بواسطة المراجعين الداخليين منفردين أو بالاشتراك مع مندوبي المراجعين الخارجيين .
3- يستطيع المراجع الداخلي تنظيم برنامجه في نهاية المدة المالية بحيث يؤدي إلى حصول المراجع الخارجي على مساعدات مباشرة منه فيما يتصل ببعض الأمور مثل الحصول على مصادقات من العملاء بأرصدة حساباتهم وتحقيق الأصول مثل المخزون والأصول الثابتة وفي تحضير كشوف ومرفقات بعض بنود الميزانية .
وقبل أن أنحدث عن الوسائل التي يتبعها المراجع الخارجي في تقويمه لنظام المراجعة الداخلية فإنه مما يساعد على تفهم طبيعة المشكلة أن أستعرض أولاَ الشروط التي يجب توافرها لوجود نظام فعال للمراجعة الداخلية .
الشروط اللازمة لوجود نظام فعال للمراجعة الداخلية
وجود نظام فعال للمراجعة الداخلية يعتمد عل عدة أمور نذكرها فيما يلي :
1- يجب ان يكون لدى المراجع الداخلي ومندوبيه المؤهلات والخبرة الكافية للقيام بعملهم .
2- برامج المراجعة الداخلية يجب تخطيطها وتنفيذها بعناية ,
3- تقارير المراجعين الداخليين يجب ان تكون واضحة وحاسمة والانتقادات والملاحظات التي تحتوي عليها هذه التقارير يجب أن يعقبها اتخاذ الإجراءات اللازمة فوراّ من جانب إدارة المشروع لتصحيح الأوضاع التي تم التنويه عنها في التقرير .
4- تقارير المراجعين الداخليين يجب أن ترفع إلى أحد كبار المسئولين بالمنشأة ويجب أن تحظى هذه التقارير عموما بتأييد الإدارة .
فإذا توافرت هذه الشروط فإن المراجع الخارجي يستطيع عندئذ فقط الاعتماد على نظام المراجعة الداخلية في تقليل نطاق الفحص التفصيلي الذي يقوم به ، فلكي يتم اعتماد المراجع الخارجي على عمل المراجع الداخلي فإنه يجب أن يكون لديه ثقة فيه .
لذلك فإن المراجع الخارجي يجب أن يلجأ إلى الإجراءات التالية عند تقويمه لنظام المراجعة الداخلية :
1- يجب أن يقوم المراجع الخارجي أولاَ بتقويم مؤهلات وخبرة رئيس قسم المراجعة الداخلية ومندوبيه ، فالمراجع الداخلي يجب أن يكون مؤهلاَ تأهيلاَ عالياَ في شئون المحاسبة والمراجعة كما يجب أن يتميز بالفهم العميق للمشكلات الإدارية التي تجابه الإدارة في القيام بمسئولياتها ويجب ان يتمتع أيضاَ بشخصية قوية تولد الثقة فيه وتكفل له التأييد من جانب الإدارة العليا والتعاون من المديرين التنفيذيين ومن باقي موظفي المشروع الذين يحتك بهم أثناء قيامه بعمله .
2- يجب أن يقوم المراجع الخارجي بفحص برامج المراجعة الداخلية فحصاَ تفصيلياَ مستفيضاَ للحكم على درجة شمولها وكفايتها وما إذا كانت المراجعة الخاصة بهم توثق بطريقة كافية العمل الذي قاموا به .
3- يجب أن يطلع المراجع الخارجي على أحدث تقارير المراجع الداخلي وبصفة خاصة التقارير التي تخص المدة موضوع الفحص وذلك لسببين :
* يجب أن يهتم المراجع الخارجي بملاحظات المراجع الداخلي لأن هذه الملاحظات قد يكون لها تأثير مباشر على عمله أو على القوائم المالية .
* لأن المراجع الخارجي يجب أن يهتم بالطريقة التي أعد بها التقرير وبالأشخاص الذين ت توزيعه عليهم والإجراءات التي اتخذتها الإدارة بناء على التقرير .
4- معرفة السلطات المخولة للمراجع الداخلي والمستوى الإداري المسئولة أمامه إدارة المراجعة الداخلية في التنظيم الإداري للمشروع ، فإذا كانت إدارة المراجعة الداخلية تتبع مباشرة الإدارة العليا بالمشروع بأن ترفع تقاريرها إلى أحد كبار المسئولين بالمنشأة كلما قوي ذلك من استقلالها بالنسبة لباقي إدارات المشروع .
5- اختبار بعض أعمال المراجعين الداخليين ويتوقف مدى هذه الاختبارات على ظروف الحال ويدخل في ذلك نوع العمليات ودرجة أهميتها ، ويجب على المراجع الخارجي مقارنة نتائج اختباراته بنتائج أعمال المراجعين الداخليين .
وقد أصدر مجمع المحاسبين القانونيين الأمريكي بيان معايير المراجعة وفيما يلي أهم ما ورد في هذا البيان :
المراجعة الداخلية لا تغني عن عمل المراجع الخارجي فعمل المراجع الداخلي لا يمكن أن يحل محل عمل المراجع الخارجي ، ويجب على المراجع الخارجي أن يتفهم طبيعة وظيفة المراجعة الداخلية نتيجة لارتباطها بدراسته وتقويمه لنظام الرقابة الداخلية ، فالعمل الذي يقوم به المراجع الداخلي قد يكون أحد العوامل في تحديد طبيعة وتوقيت ومد الإجراءات التي سيقوم بها المراجع الخارجي فإذا قرر المراجع الخارجي أن عمل المراجعين الداخليين سيكون له أثر على إجراءات المراجعة التي سيقوم بها هو فيجب عليه أن يأخذ في اعتباره كفاية وموضوعية المراجعين الداخليين وأن يقوم بتقويم أعمالهم .